CODE ROOD: over vertrek vicevoorzitter

Lief lid,

Dit wordt een heel ander soort Code Rood dan jullie gewend zijn of misschien verwachten. Namens het bestuur wil ik namelijk onze excuses aanbieden. Excuses voor het feit dat wij jou als lid niet op de hoogte hebben gehouden en betrokken hebben van en bij belangrijke ontwikkelingen in het bestuur. Wat er precies gebeurd is en wat onze gedachtegang was, komt later in deze Code Rood. Eerst wil ik onze oprechte excuses aanbieden voor het achterhouden van informatie die we nooit achter mochten houden.

Het was aan het begin van de zomervakantie toen de toenmalige vicevoorzitter aangaf te willen stoppen als vicevoorzitter. De redenen hiervoor zijn bij ons bekend. Alhoewel dit als een verrassing kwam besloten wij om zo snel mogelijk door te pakken en door te gaan met zes man. Dit alles was een nieuwe situatie die geen van ons eerder meegemaakt had. Samen met elkaar hebben we besloten hoe we verder zouden gaan. Achteraf had dit anders, en vooral ook beter gekund. Voor deze situatie hadden we in ieder geval gebruik moeten maken van het CdA (comité der advies, bestaande uit oud-voorzitters), maar dit hebben we destijds niet gedaan. Wel maakten we de afspraak dat de oud-vicevoorzitter betrokken zou blijven bij de voorbereidingen en de uitvoering van de introductiedagen. Julia Timte nam in de tussentijd, naast de functie van externus, de functie van vicevoorzitter op zich.

Deze ontwikkeling hadden we nooit stil mogen houden. Als gekozen vertegenwoordiging van de vereniging hebben we te allen tijde de plicht om alle leden op de hoogte te houden. Helaas is dat bij deze kwestie niet gebeurd. Alhoewel geen enkel excuus het besluit om dit stil te houden goedpraat, wil ik wel een inzage geven in onze vluchtige denkwijze op dat moment. Eind juni had de vice afstand gedaan van zijn functie en waren wij vooral bang dat we een ALV moesten organiseren om een nieuwe vice te vinden en deze in te werken. Vanaf het moment dat wij op zoek gaan naar een vervanger tot aan de daadwerkelijke ALV kost namelijk zo’n zes weken. Dat wij op de ALV konden aansturen op een zeskoppig bestuur kwam op dat moment niet in onze gedachten op. Eigenlijk wisten we niet goed wat we met de situatie aan moesten en hebben we te weinig gebruik gemaakt van de mogelijkheden die we hadden, zoals het CdA. De angst om te worden gezien als een bestuur waar iedereen zomaar kan stoppen regeerde, zeker met de bestuurswissel in het achterhoofd.

Wat we hadden moeten doen was eigenlijk heel simpel, maar is niet gebeurd: de leden inlichten en vragen om advies in plaats van te denken dat wij alle wijsheid zelf in pacht hadden. Wij hadden direct een updatemail moeten versturen om iedereen op de hoogte te brengen en ook het CdA moeten vragen om advies. Als uiteindelijk zou blijken dat een ALV de beste manier zou zijn om de ontstane situatie op te lossen zouden we deze ook moeten houden. Dat wij dit alles niet hebben gedaan, getuigt van een gebrek aan kennis en inzicht. Maar erger nog: het laat zien dat we te weinig aan jullie hebben gedacht op het moment dat deze belangrijke beslissing namen. Als bestuurslid zit je er voor je leden, en dat wij dat niet in acht hebben genomen, laat zien dat we niet naar onze functie gewerkt hebben en daarin gefaald hebben. Dat doet ons ontzettend veel pijn.

Wij begrijpen en betreuren dat deze situatie waarschijnlijk een smet op jouw vertrouwen heeft achtergelaten. We hebben deze onverwachte uitdaging compleet verkeerd aangepakt. We willen jullie op de volgende ALV graag een plek geven om hier vragen over te stellen. We zien jullie dan ook graag. Om deze fout in de toekomst te voorkomen willen wij een meldplicht voor wijzigingen in de samenstelling van het bestuur in het HR op laten nemen, zo is het bestuur verplicht alle leden op de hoogte te stellen van dit soort wijzigingen.

Bedankt voor je aandacht,

Liefs,

Ivo

Bestuur Spijkers