CODE ROOD: Liftwedstrijd

Lieve leden,

Vandaag schrijf ik als voorzitter een Code Rood namens het hele bestuur. We zijn mooie dingen aan het doen voor de vereniging, maar helaas kunnen er soms ook zaken flink misgaan. Dat is gebeurd, en daar balen wij heel erg van. In het kader van openheid van zaken, willen we dit nieuws daarom nu brengen en niet pas op de ALV in november. Ik zal meteen met de deur in huis vallen: we hebben 1500 euro verlies gedraaid op de liftwedstrijd.

In al het onderstaande geef ik inzicht in het proces en wat er precies fout is gegaan. Weet wel dat er altijd meer speelt en aan voorafgaat dan ik mogelijk kan opschrijven en dat niets hiervan benoemd is om het goed te praten. Er valt namelijk niks goed te praten, want we zijn met zijn allen ontzettend dom geweest. Dat valt niet recht te trekken met argumenten.

Voorbereidingen

Zoals jullie weten, is het doel dit jaar om een goede basiskennis neer te leggen voor de komende bestuursjaren. Dit doen we deels door oude evenementen weer op te starten en de kennis hierover te vergaren en op te schrijven. Zo zijn we aan het gala begonnen, maar ook aan de liftwedstrijd. Het gala vond op 25 mei doorgang met een paar hobbels op de weg, maar zoals jullie gemerkt hebben ging de liftwedstrijd niet door. We hadden te weinig aanmeldingen. Dit lag voornamelijk aan de datum die we hadden gekozen (het weekend voor de tentamenweek 9/10 juni). Tevens verliepen de voorbereidingen erg moeizaam. We zijn te laat begonnen en tegelijkertijd waren we druk met het gala. Het was overduidelijk te veel voor een bestuur zonder ervaring in dit evenement. Dit waren eigenlijk al onze eerste fouten.

We werden gewaarschuwd voor de werklast door het Comité der Advies en we hebben ook veel om hulp gevraagd bij ervaren leden, maar het was simpelweg te ambitieus om deze twee grote evenementen als nieuwelingen te willen organiseren. Die conclusie hadden we eerder moeten trekken, in plaats van koppig door te gaan.

Afgeblazen

Toen we doorhadden dat het niet ging lukken, hebben we de wedstrijd tijdig gestaakt. In de week van het gala viel die beslissing en 1 juni hebben wij het naar jullie gecommuniceerd op Instagram. Hier is de tweede fout voorgevallen. We hadden namelijk een reservering staan bij een hostel in Antwerpen (dit had een optie moeten zijn) voor 30 tot 50 bedden. Wij hebben hen afgebeld in de week van het gala, maar zij beweren dat wij dit niet hebben gedaan. Wat er dus gebeurde is dat penningmeester Jonatan op 10 juni een erg boos belletje kreeg van de eigenaren. Er hadden die nacht 50 bedden leeggestaan.

Jonatan heeft mij meteen opgebeld en ik heb de eigenaren direct teruggebeld. Er viel amper met hen te praten. Terecht ook, vinden wij. Als hosteleigenaar is dit natuurlijk je grootste nachtmerrie. Wel heb ik aan de telefoon geprobeerd om er samen uit te komen, want wij hadden onze reservering afgemeld. Ik vroeg naar een gezamenlijke oplossing maar dit is niet gelukt. De eigenaren hielden halsstarrig vast en dreigden een advocaat in te schakelen als het geld niet binnen een week op de rekening zou staan.

Vervolgstappen

Jonatan en ik hebben samen de rest van het bestuur en het Comité der Advies ingelicht. Vervolgens hebben wij samen het Juridisch Loket gebeld. Zij bevestigden onze angst. Als wij de afzegging niet zwart wit op de mail hadden, hadden wij ook geen poot om op te staan. We hadden aan de telefoon moeten hangen tot de mail binnen was of er achteraan moeten bellen. Toen het Juridisch Loket aangaf dat een advocaat op ons dak een reële optie voor de eigenaars was, trokken we de streep. Al met al blijven we vrijwilligers en is de vereniging ook geen groot machthebbend instituut. Wij wilden het risico op extra juridische- of incassokosten voor de vereniging niet nemen en het risico op andere juridische schade op personen ook niet. De reservering stond namelijk op persoonlijke titel van een bestuurslid.

Met pijn in ons hart hebben we samen besloten het geld over te maken. Wat volgde waren veel beladen gesprekken met elkaar en eerlijk gezegd ook slapeloze nachten. Het was een pijnlijke week voor ons en in woorden zullen we niet kunnen uitdrukken hoeveel het ons spijt.

Toekomst

Dit jaar volgt er uiteraard geen liftwedstrijd meer. Dat zou niet moreel verantwoord van ons zijn om nog te proberen. We bewaren hem (eventueel) weer voor volgend jaar. We hebben goede moed dat het dan enigszins smetteloos georganiseerd kan worden. Hoewel we altijd hoorden (onder andere van het Comité der Advies) dat we alles zwart op wit moesten zetten, hebben we het nu wel op de harde manier geleerd. Ook al was deze les het absoluut niet waard, nemen we het absoluut mee.

Financieel staan we er gelukkig nog goed voor. Naast het harde werk van oud besturen om de vereniging financieel onafhankelijk te krijgen, hebben wij dit jaar als bestuursleden namelijk voor het eerst profileringsfonds gekregen. Dit hebben we begin mei al gedoneerd aan de vereniging. Het maakt het domweg verspillen van 1500 euro niet goed, maar het troost ons wel dat het geld in ieder geval niet van de contributie afgaat die jullie hebben betaald aan de vereniging. Dat is veilig en wel en zal zoals altijd aan jullie als leden besteed worden. Ook de introductie loopt geen gevaar. Er is nog genoeg profileringsfonds over om de introductie goedkoop te houden voor eerstejaars en dat gaan we daar zeker voor inzetten.

Al met al…

Er rest nog maar een ding: en dat is een grote sorry naar de leden namens ons als bestuur. Dus bij deze: het spijt ons.

Dit is een fout die niet gemaakt had mogen worden en daar zijn we ons erg van bewust. We hopen dat deze smet op ons bestuursjaar de mooie dingen niet uitwist en we gaan moedig voorwaarts naar de introductie en een nieuw verenigingsjaar.

Welgemeende excuses namens,

Annick, Elsa, Amber, Jonatan, Rowan, Kyra en Marije

Jullie bestuur